Digitale Transformation im Handwerk: Ja, bitte!

Die digitale Transformation ist ein fortlaufender Prozess, der sich in allen Bereichen des Unternehmens widerspiegelt und eng mit der allgemeinen Unternehmensentwicklung verbunden ist. Nachdem wir hier im Blog bereits über den Weg unserer Zimmerei zum modernen Holzbauunternehmen mit einem starken Team berichtet haben, geht es heute vor allem darum, wie wir mit digitalen Werkzeugen diesen Prozess unterstützen und vertiefen. Am Anfang unserer Reise standen dabei vier wichtige Erkenntnisse:

1. Die Verknüpfung von Planung, Baustelle und Office ist hoch komplex und beinhaltet eine vielzahl unterschiedlichster Systeme und Anforderungen.
   
2. Keine der getesteten All-in-One-Branchenlösungen überzeugt uns.
3. Es steht und fällt mit den Menschen, die mit den Tools arbeiten.
4. Alleine schaffen wir das nicht.

Also haben wir uns ein auf Digitalisierung für Holzbauunternehmen spezialisiertes StartUp ins Boot geholt, das uns bei der Tool-Auswahl und Implementierung unterstützt hat.

Bereits 2020 hatten wir die ersten Schritte in die Cloud unternommen und Office365 eingeführt - allerdings festgestellt, dass das insbesondere für das komplexe Bauprojektmanagement und unsere Verwaltung nicht ausreichend ist und wir andere Tools als Ergänzung oder Ersatz benötigen. Daraufhin haben wir verschiedene Branchenlösungen getestet, sind dabei aber wieder an Grenzen gestoßen, weil letztlich keine Software in allen Bereichen überzeugen und vor allem unsere individuellen Anforderungen erfüllen konnte.

Hier haben wir im Frühjahr 2023 angesetzt und zunächst definiert, welche Rollen, Prozesse und Schnittstellen es in unserem Unternehmen überhaupt gibt und welche Probleme wir mit der Digitalisierung lösen möchten. Wesentliches Ziel war es dabei, eine möglichst gut vernetzte Lösung zu finden, die unsere individuellen Anforderungen erfüllt und in der niemand das Gefühl hat, sich in einem Tool-Zoo zu verlaufen. Das ist ohnehin wichtig, insbesondere auf der Baustelle, wo der Zugriff mangels Bildschirmarbeitsplatz eingeschränkt ist, wird es zum absolut kritischen Erfolgsfaktor. Außerdem war es uns wichtig, kein Tool für Funktionalitäten zu "missbrauchen", für die es gar nicht augelegt ist oder für die es andere, bessere, spezialisierte Tools auf dem Markt gibt. Und, last, but not least: Die eingesetzten Tools sollten untereinander funktionierende Schnittstellen und ein möglichst hohes Maß an Automatisierungsoptionen bieten. Zusammengefasst:

• Klare Definition von Rollen, Prozessen und Schnittstellen
• Identifikation der durch Digitalisierung zu lösenden Probleme
• Minimierung der Tool-Anzahl
• Einsatz spezialisierter Tools, Vermeidung von "Tool-Missbrauch"
• Integration und Automatisierung

Das folgende Schaubild zeigt skizzenhaft, welche Funktionsbereiche in unserer Zimmerei mit welcher Software arbeiten. Im Zentrum der digitalen Zusammenarbeit steht dabei das Projektmanagement Tool (in unserem Fall ist es Asana geworden). Hier findet alles statt, vom Projektmanagement über die Projektkommunikation bis hin zur Verwaltung, einschließlich Klamottenbestellungen. Der Chat (hier arbeiten wir mit MS Teams) ist ebenfalls auf allen Geräten, allerdings dient er allein dem allgemeinen Austausch und wird explizit nicht für Projektkommunikation verwendet. Auch die Zeiterfassung nutzen alle. Andere Tools und Systeme, zum Beispiel klassische Office-Anwendungen, das CRM oder das ERP-System werden ausschließlich aus dem Büro heraus bedient. Die Baustellenteams arbeiten zwar mit den Plänen aus der Planungssoftware, bedienen diese jedoch nicht.

Apropos Planungssoftware: Ein weiterer Meilenstein in unserer digitalen Reise war die Einstellung eines erfahrenen Architekten vor über einem Jahr. Durch seine Expertise und die Nutzung entsprechender digitaler Werkzeuge haben wir unsere Planungskompetenzen erheblich erweitert. Die eingesetzte Software (Revit) ermöglicht BIM-ähnliche 3D-Planung und verbessert maßgeblich die Übergabe von gezeichneten Plänen und die Zusammenarbeit mit anderen Planern (z. B. technische Planung, Statik, Architekt*innen). Unsere Projekte profitieren außerdem von einer besseren Visualisierung, die die Details für die ausführenden Mitarbeiter verständlich und den Bau für die Kund*innen vorstellbar macht.

Zur Digitalisierung gehört auch Hardware. Im Büro verfügen alle über einen Laptop sowie mindestens einen zusätzlichen Monitor. So arbeitet es sich komfortabel im Office und flexible Homeoffice-Tage sind möglich. Im Zuge unserer Digitalisierungsinitiative haben wir außerdem alle Mitarbeiter auf der Baustelle mit jeweils einem eigenen iPad ausgestattet, auf dem Asana, Teams, OneNote und die Zeiterfassungssoftware installiert sind. So sind alle Informationen und Pläne jederzeit und überall verfügbar. Dieser Schritt in Richtung einer papierlosen Baustelle fördert nicht nur die Nachhaltigkeit, sondern beschleunigt auch den Informationsfluss und hilft, Fehlerquellen zu minimieren. Beispiel Pläne: Über Asana haben die Mitarbeiter auf der Baustelle per Link Zugriff auf den aktuellen Planstand und alle relevanten Unterlagen.

Aktuell stehen wir vor dem nächsten großen Entwicklung: der Einführung des digitalen 3D-Aufmaßes. Diese Technologie ermöglicht es uns, den gesamten Raum direkt vor Ort digital in 3D zu erfassen und in unsere Planungssoftware zu übertragen. Dies reduziert nicht nur den Zeitaufwand für das manuelle Aufmaß, sondern erhöht auch die Präzision unserer Arbeit und ermöglicht die komplette Planung direkt im Raum. Wir haben Zugriff auf Daten, die uns vorher nie zur Verfügung standen, zum Beispiel Umgebungsdaten, die für die Baustellenlogistik extrem wertvoll sind. Passt der Kran neben die Baustelle? Gibt es Platz für Material? Das Potenzial ist riesig.

Gerade beschäftigen wir uns damit, verschiedene Lösungen zu testen und das für uns passende Werkzeug zu finden. Wir werden berichten!

Digitalisierung bedeutet immer einen fundamentalen Veränderungsprozess für die Mitarbeiter*innen. In einem Handwerksbetrieb arbeiten zudem häufig Menschen, die sich bewusst für einen Beruf entschieden haben, bei dem sie eben NICHT am Schreibtisch oder Bildschirm sitzen, sondern in Bewegung sind und Dinge erschaffen. Möchte man von den großen Potenzialen der Digitalisierung profitieren, müssen diese Mitarbeiter*innen zum einen den Wert der neuen Tools und Prozesse für ihre eigene Arbeit erkennen, zum anderen muss die Bedienung möglichst klar und einfach sein. Hier gilt es, alle Mitarbeiter*innen in allen Funktionsbereichen zu schulen. Zudem ist der Prozess nicht damit abgeschlossen, Tools auszuwählen, Regeln aufzustellen und jedem ein iPad in die Hand zu drücken. Es ist enorm wichtig, nach der initialen Einführung Feedback einzuholen und diesen wertvollen Input der Nutzer*innen auch in die Prozesse aufzunehmen. Und so richtig viel Spaß macht es, wenn die ersten weiterführenden oder neuen Ideen kommen.

Die digitale Transformation der Zimmerei Brönnecke ist ein dynamischer Prozess, der kontinuierlich reflektiert und angepasst wird. Deshalb können wir an dieser Stelle kein Fazit ziehen, sondern möchten einen Ausblick bieten. Unsere Reise in die Digitalisierung ist eine Investition in die Zukunft des Unternehmens und in die Fähigkeiten unseres Teams. Am Ende geht es darum, bewährte Methoden mit neuen Möglichkeiten zu kombinieren, die Effizienz und die Qualität unserer Arbeit zu steigern und die Herausforderungen moderner Bauprojekte mittels digitaler Möglichkeiten erfolgreich zu meistern. Und vielleicht konnten wir den einen oder anderen inspirieren, sich ebenfalls auf den Weg zu machen 💫